EMA

Mehr als nur E-Mail-Archivierung

EMA – das steht für Enterprise Managed Archive. Dieses System sorgt für umfassende Archivierung sämtlicher wichtiger Daten.

Täglich wird in Unternehmen oder Organisationen eine Vielzahl von Daten und Informationen erzeugt, ständig entstehen neue Daten. Das führt dazu dass ein erheblicher Teil der vorhandenen IT-Ressourcen für das Management und die Bereitstellung dieser Informationen vorgehalten werden muss. Die Bedürfnisse der Anwender sind dabei meist denkbar sehr simpel: Alle Informationen sollen möglichst schnell und unkompliziert zur Verfügung stehen und abrufbar sein.

Mit der Produktpalette EMA Enterprise Managed Archive der Firma ARTEC IT Solutions AG wurde dieser Ansatz gezielt umgesetzt und eine besonders einfache und gleichzeitig im höchsten Maße effiziente Lösung entwickelt. Das umgesetzte Konzept basiert auf Standardtechnologien, welche eine leichte Integration in alle Umgebungen erlauben.

Ein dauerhaftes, zentrales Informationsmanagement muss zwangsweise auf Standards setzen, um die Nutzbarkeit der Daten auch nach vielen Jahren garantieren zu können. Informationsdaten sind wahrscheinlich an bestimmte Applikationen gebunden, wie beispielsweise an einen Mailserver. Wird aktuell ein Exchange-Server verwendet, wer weiß ob als nächstes eine andere Mailplattform eingesetzt wird? In Anbetracht kurzer Innovationszyklen innerhalb der IT lassen sich meist keine langfristigen Aussagen treffen. ARTEC kann durch seinen besonderen technologischen Ansatz garantieren, dass neue Mailserver unterstützt werden und alle bis dahin archivierten E-Mails auf der neuen Plattform wieder zur Verfügung gestellt werden können.

Wirtschaftliche und gesetzeskonforme Datenverwaltung

Sämtliche Daten können in EMA verwaltet und bereitgestellt werden, egal ob ERP-System, die Telefonanlage oder der Dokumentenscanner. Die Datenverwaltung kann hierbei nicht nur lokal sondern auch über mehrere Datacenter hinweg verlaufen. Dabei müssen neben funktionalen Aspekten auch rechtliche Anforderungen berücksichtigt werden. Zur Zeit fordert der Gesetzgeber, dass alle gesetzlich relevanten Dokumente im Originalformat, unveränderbar und unmittelbar vorgehalten werden müssen. Des Weiteren wird gefordert, dass diese Daten zeitnah bereitgestellt werden müssen.

Umfassendes Informationsmanagement

EMA ist in der Lage, alle Daten im Unternehmen unabhängig von der Quelle zu archivieren. Es ist dabei egal, ob beispielsweise eine E-Mail, eine gedruckte Rechnung, der Auftrag per Post, die Kalkulation im Filesystem oder die Bestellung per Telefon archiviert werden soll. Alle Anforderungen an eine moderne, zentrale Informationsverwaltung werden erfüllt; in jedem Unternehmen, unabhängig von der Größe, der Anzahl der Mitarbeiter oder der Branche. Die Verfügbarkeit der Daten muss für eine effektive Archivierung erhöht werden und zugleich Entlastung im Backup- und Restore Bereich schaffen.

Durch das innovative technologische Konzept bietet EMA eine zukunftssichere, universelle Lösung für das Informationsmanagement und die rechtssichere Archivierung aller geschäftlich relevanten Daten.

Vorteile von EMA

Archivierung auf jedem System

EMA archiviert E-Mails und Dokumente speicherunabhängig und rechtssicher auf nahezu allen Speichersystemen, d.h., die Archivierung kann auf jedem vorhandenen SAN oder NAS Storage-System erfolgen: Netware-, UNIX/ NFS oder Windows Ressourcen.

Digitales Siegel

EMA versieht die Kopie jeder E-Mail und jedes Dokuments mit einem digitalen Siegel (Zeit/Datum) und garantiert somit die Echtheit und Unversehrtheit eines im Archiv abgelegten Vorgangs (Zeitstempel).

Verschlüsselung

Nur mit der jeweiligen EMA-Hardware, mit der archivierte E-Mail- oder Dokumenten-Kopien verschlüsselt wurden, können diese wieder entschlüsselt und lesbar gemacht werden. Ein Zugriff von nicht autorisierten Dritten auf das Archiv ist somit ausgeschlossen.

Archivierung während des Druckvorgangs

Das Feature Print-to-Archive erlaubt es Anwendern, zusätzlich zum Ausdruck eines Dokuments auf Papier, alle oder ausgewählte Daten während des Druckvorgangs automatisch, komfortabel und sicher digital zu archivieren.

Archivierung nicht digitaler Posteingänge

Das Feature Scan to Archive ermöglicht die einfache und bequeme Archivierung von herkömmlichen Posteingängen in Papierform in das digitale Archiv.

4-Augen-Prinzip

Mit Hilfe des 4-Augen-Prinzips kann das Unternehmen bei der Konfiguration von EMA festlegen, welche Operationen nicht von einer Person allein ausgeführt werden dürfen.

Authentifizierungslösungen

EMA unterstützt alle möglichen Authentifizierungs-Lösungen wie LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), Open LDAP, Kerberos, Active Directory, Radius Server bis hin zu individuellen Einstellungsmöglichkeiten.

EMA-Features

Mail to Archive

Zur Inbetriebnahme werden keine Komponenten auf Ihrem Mailserver installiert, ausgetauscht oder in der Funktion verändert. Somit wird eine reibungslose Implementierung garantiert, diese kann meistens im laufenden Betrieb erfolgen. Nach abgeschlossener Installation wird jede ein-, ausgehende oder interne E-Mail von EMA automatisch im Originalformat (SMTP, RFC 822) verschlüsselt, digital signiert und mit einem digitalen Zeit- und Datumsstempel im Archiv abgelegt.

Voice to Archive

Voice to Archive ist entwickelt worden, um eine rechtlich einwandfreie und gleichzeitig besonders einfach umsetzbare Speicherung von Sprach- und Telefondaten zu ermöglichen. Die Lösung ist unabhängig von der jeweiligen Telefonanlage beziehungsweise Telekommunikations-Infrastruktur implementierbar und lässt sich individuell anpassen und konfigurieren. Voice to Archive kann die aus Datenschutzgründen notwendige Zustimmung des Gesprächspartners automatisch einfordern.

Attribute: Effektive Organisation des Archivs

Einen Überblick über alle Informationen zu behalten ist gerade in großen Unternehmensarchiven wichtig. Dokumente, E-Mails, Files oder sonstige Daten sollen bei Bedarf möglichst schnell und unkompliziert aufrufbar sein. Das alleinige Aufbewahren reicht, angesichts ständig steigender Datenmengen, in der Regel nicht mehr aus. Durch das innovative EMA Attribute-System und die Ordnersynchronisierung wird Ordnung in Ihr Archiv gebracht. Ihre Datenbestände werden durch die Vergabe von zusätzlichen Informationen besser nutzbar und Sie können Ihre archivierten Inhalte je nach Bedarf organisieren.

Volltextsuche

Ein Archiv ist immer nur so gut wie die Möglichkeit, auf Daten des Archivs zugreifen zu können. EMA verfügt über eine leistungsfähige Volltextsuche, um Dokumente schnell und zielgerichtet zu finden. Mit dieser Volltextsuche lassen sich archivierte Daten (auch File und Voice), E-Mails und Dokumente sowohl lokal als auch global mit einem Mausklick sofort finden, lesen, weiterverarbeiten und wiederherstellen. Jedes Dokument kann mit zusätzlichen Informationen versehen werden.

Cloud Computing & Archivierung

EMA ist nicht nur Cloud-fähig, sondern gleichzeitig auch Cloud-sicher, um eine funktionale Lösung im Sinne des Kunden zu gewährleisten. Die Ablage aller Daten erfolgt verschlüsselt auf dem Cloud-Speicher und ausschließlich der Besitzer der Daten und Informationen bleibt im Besitz des Schlüssels. So behält der Besitzer der Daten auch bei der Nutzung von Cloud Services jederzeit die volle Kontrolle über die eigenen Daten und gibt keine Informationen ungeschützt aus der Hand.