Mail-Archivierung

Die geschäftliche Korrespondenz wird zunehmend über Mail abgewickelt: Auch Angebote, Verträge und Rechnungen werden digital versandt. Ein Bedarf nach einer dauerhaften Mail-Archivierung entsteht ebenso durch gesetzliche und regulatorische Anforderungen, zum Beispiel für steuerrelevante Dokumente, die mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen sein müssen, um anerkannt zu werden.

Mit dem Mail-Archivierungssystem EMA® von ARTEC bietet SIEGNETZ.IT Siegen eine intelligente Lösung für die automatisierte Protection, Archivierung, die Langzeitaufbewahrung und das schnelle und einfache Wiederherstellen von Mails.

Mail-Archivierung mit EMA® - Funktionsbeschreibung

Jede ein- und ausgehende E-Mail wird automatisch digital verschlüsselt und signiert im Archiv abgelegt. Archivierte E-Mails lassen sich mit nur einem Mausklick sofort wiederherstellen. Über ein Web-Interface können alle Funktionen mit einem herkömmlichen Browser individuell konfiguriert werden.

Einmal konfiguriert und im Netzwerk integriert, übernimmt EMA® selbstständig alle Aufgaben, die zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und wirtschaftlich relevanten Anforderungen zum Datenschutz, zur Aufbewahrung und zur Langzeit-Archivierung von E-Mails notwendig sind.

Maximale Sicherheit durch Verschlüsselungs- und Signaturtechniken

Das regelkonforme Archivieren von E-Mails stellt besondere Anforderungen, die mit konventionellen Archivierungsverfahren (Backup auf Fileserver, DVD, etc.) nicht erfüllt werden. EMA® gewährleistet das Einhalten zweier besonderer Kriterien:

Datenschutz und Datensicherheit

EMA® gewährleistet, dass die automatisch von jedem E-Mail-Konto erstellten Archive immer nur von ihren Besitzern eingesehen und wiederhergestellt werden können.

Der Zugriff auf archivierte Daten kann zudem nur mit derjenigen EMA®-Hardware erfolgen, mit der die Daten auch archiviert wurden. Auf diese Weise kann ein Zugriff oder gar Missbrauch der Daten durch Dritte, auch wenn diese mit administrativen Rechten ausgestattet sind, ausgeschlossen werden.

Echtheitsgarantie durch digitale Signatur

Zusätzlich zur gesetzlich und wirtschaftlich konformen E-Mail-Archivierung wird jede E-Mail mit einer digitalen Signatur versehen. Diese dient als Nachweis über Authentizität des Inhalts der archivierten E-Mail inkl. aller Anhänge und ist gleichzeitig Garantie, dass archivierte Daten nicht verändert oder manipuliert wurden.